Сотрудника вызвали на ковер в инспекцию. В 2019 году, когда налоговая стала чаще использовать допросы сотрудников для сбора информации о компании, это может закончиться судом и штрафами до 1 млн рублей. Рассказываем, как руководителю защитить компанию.
Когда и где вы расписываетесь за расчетный листок?
Руководитель должен донести до сотрудника, что расчетный листок — это документ, который выдается в день выдачи заработной платы, он содержит персональные данные. Выдавать расчетный листок должен человек, за которым в организации закреплено право работать с персональными данными, а сотрудник должен поставить подпись в ведомости получения расчетного листка.
Если вашего сотрудника вызовут на допрос, он может сказать, что не расписывается за расчетный листок. Это нарушение. Чтобы этого не произошло, руководителю стоит акцентировать внимание сотрудника на том, где и за что он расписывается — вслух произнести название документа и цель, с которой сотрудник ставит подпись.
Сколько у вас в организации работает человек?
Данные об организации есть во всех статистических органах. По КТМО или ИНН можно получить информацию о том, сколько человек работает в компании — эти данные должны совпадать с тем, что скажет ваш сотрудник. Если расхождения между ответом сотрудника и реальностью будут слишком большими, у налоговой могут возникнуть подозрения, что компания не устраивает сотрудников официально и платит серую зарплату. В таких случаях налоговая организовывает выездную проверку с запросом всех документов по сотрудникам.
Стоит давать сотруднику ознакомительную информацию при трудоустройстве — например, во время собеседования назвать число человек, которые работают в компании.
«Главбух Ассистент» помогает компаниям при налоговых проверках.
Какому лицу вы передавали свои документы при трудоустройстве?
Запрашивать документы у сотрудника может только официальное лицо, которое имеет на это право — это может быть сотрудник кадровой службы, бухгалтер или руководитель.
В идеале при трудоустройстве руководитель должен познакомить новичка с официальным лицом, которое принимает документы — представить и сказать, чем специалист занимается. Так новый сотрудник будет понимать, кому отдает документы и при допросе проблем не возникнет.
В каком размере вам выплачивают заработную плату и когда вы получали последний аванс?
Этот вопрос нацелен на выявление нарушений в учете: неофициальной зарплаты или задержки выплат. Единственный совет руководителям — соблюдать сроки и выплачивать полную белую зарплату.
Заработную плату надо выплачивать в два приема: каждые полмесяца. Дата выплаты устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором и должна четко соблюдаться работодателем. Если задержали зарплату, есть лайфхак: просто добавьте пени следующим платежом после выплаты зарплаты и напишите внутреннее письмо с объяснением задержки.
Проводили ли вам инструктаж при трудоустройстве? Кто его проводил?
Руководитель должен позаботиться не только о том, чтобы инструктаж состоялся, но и о том, что сотрудник подписал документ, подтверждающий прохождение инструктажа. Как и при подписании других документов рекомендация одна — произнести вслух название документа и цель подписания. Так вероятность того, что сотрудник запомнит, что подписывал документ, повышается.
«Главбух Ассистент» инструктирует каждого клиента, как правильно трудоустроить сотрудников, какие документы обязательны, а какие — нет. И дает шаблоны всех необходимых документов. Бесплатную кадровую поддержку сервис оказывает клиентам на всех тарифах.
Есть ли у вас на руках трудовой договор?
Руководитель или кадровик должен проконтролировать, чтобы у сотруднику был выдан второй экземпляр трудового договора, а от сотрудника обязательно получить подпись о получении в личной карточке.
Какую работу вы выполняете?
Этот вопрос в инспекции задают двум сотрудникам: одному на договоре ГПХ и одному на трудовом, затем сравнивают показания. В случае, если обязанности сотрудников на трудовом договоре и договоре ГПХ совпадают, работодателя могут наказать: переквалифицировать договор ГПХ в трудовой с выплатой штрафа и пени.
Руководителю стоит проследить, чтобы у сотрудника на ГПХ обязанности по договору совпадали с реальными занятиями.
«Главбух Ассистент» помогает закрепить правильным документом каждый шаг в отношении сотрудника — так бизнес останется в безопасности при проверке.
