Некогда разбираться? Доверьте кадровый учет нашим экспертам и получите гарантированную страховку от штрафов.

Мы собрали самые распространенные кадровые ошибки, чтобы вы могли проверить своего кадровика, успели исправить недочеты и не потеряли деньги при проверке.

Ошибка №1. Регулярные премии сотрудникам

Работодатели назначают сотрудникам небольшой оклад и выплачивают регулярные премии. Компания получает возможность лишать сотрудника части премии и сократить ФОТ. Премия, которая регулярно выплачивается в полном объеме, превращается в гарантированную часть зарплаты. Сотрудник может подать на компанию в суд, взыскать разницу и компенсацию.

Что делать работодателю. Установите критерии премирования. Если работник не достигает показателей, премию нужно уменьшать или не платить.

Ошибка №2. Вилки окладов вместо точной суммы

Инспекторы оштрафуют компанию, если в штатном расписании указаны минимальная и максимальная суммы оклада. Например, установлен диапазон 25–35 тыс. руб., а работодатель выплачивает сотрудникам зарплату на свое усмотрение. Также считается нарушением, если у сотрудников с одинаковыми должностями разные оклады, если для работников с неполным графиком указан уменьшенный оклад.

Что делать работодателю. Поручите кадровику указать в штатном расписании конкретную сумму оклада или тарифную ставку для каждой должности. Если в штате есть сотрудники с разной квалификацией, введите другие должности и оклады. Например, младший продавец, продавец и старший продавец.

Для сотрудников с одинаковой должностью можно использовать надбавки. Надбавки могут зависеть от стажа, сложности работы или квалификации сотрудника (письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111‑6‑1). Пусть кадровик укажет надбавки в штатном расписании, трудовых договорах и положении об оплате труда (ст. 135 ТК). Премии нужно прописать в трудовом договоре и положении об оплате труда.

У вас нет кадровика? Аутсорсинг Главбух Ассистент заменяет сразу трех специалистов: бухгалтера, юриста и кадровика. Эксперты возьмут на себя заботы о ваших сотрудниках без доплат на любом тарифе.

Ошибка №3. Неправильные формулировки

В положении о премировании утверждается: «премия гарантирована» или «премия выплачивается». Такие формулировки обязывают компанию платить премию как обязательную часть зарплаты.

Что делать работодателю. Нужно исходить из того, что премия — это право, а не обязанность работодателя поощрить сотрудника. В документе исправьте формулировку «премия выплачивается» на «премия может быть выплачена». 

Ошибка №3. Нет правил внутреннего трудового распорядка

ПВТР — обязательный локальный документ, который должен быть принят в любой организации и ИП. Если в компании есть коллективный договор, правила ВТР могут быть приложением к нему.

Что делать работодателю. Поручите кадровику составить ПВТР. Утвердите правила приказом.

Ошибка №4. Сроки выплаты зарплаты не соответствуют реальным

Компанию оштрафуют, если в ПВТР не указаны сроки выдачи зарплаты. Инспекторы придерутся даже в том случае, если они указаны в положении об оплате труда. Ошибка, если вместо двух раз в месяц деньги выплачиваются раз в месяц; вместо дат указаны крайние даты выплат или период; между выплатами проходит больше двух недель.

Что делать работодателю. Пусть кадровик пропишет верные сроки в ПВТР. Зарплата должна выдаваться два раза в месяц: аванс не позднее 30-го числа, зарплата — не позднее 15-го (ст. 136 ТК).

Интервал между выплатами не должен составлять больше 14 календарных дней, а если в месяце 31 день — не более 15. Выплачивать деньги нужно не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который они начислены.

Если компания большая, можно назначить разные дни выплат для структурных подразделений.

Ошибка №5. Указан некорректный график работы

Часто в ПВТР не указан график работы: время начала и окончания рабочего дня, период обеденного перерыва, выходные и праздничные дни. Ошибкой является, если по факту некоторые сотрудники работают на часть ставки, но в правилах неполный график не прописан.

Что делать работодателю. Поручите кадровику сослаться на статью 112 ТК. Пусть укажет все временные параметры рабочего дня: начало и окончание работы, обеденный и технические перерывы. Если график работы посменный, кадровик должен прописать количество смен в сутки, продолжительность, время начала и окончания каждой смены.

Нет времени объяснять что-то кадровику? Аутсорсинг Главбух Ассистент заменяет сразу трех специалистов: бухгалтера, юриста и кадровика. Эксперты возьмут на себя заботы о ваших сотрудниках без доплат на любом тарифе.

Ошибка №6. Применяются незаконные дисциплинарные взыскания

В разделе об ответственности ПВТР могут быть установлены несуществующие меры дисциплинарного взыскания.

Закон разрешает делать замечания и выговоры, увольнять сотрудников; к некоторым категориям работников разрешается применять строгий выговор и предупреждение о неполном служебном соответствии. А вот штрафы под запретом. Зато сотрудника можно лишить части премии и надбавок, если это предусмотрено в положении о премировании или других нормативных актах организации.

Что делать работодателю. Укажите только те меры, которые разрешает применять закон по отношению к работнику: замечание, выговор и увольнение (ст. 192 ТК).

Ошибка №7. Нет обязательных условий и подписи сотрудника

Большая часть штрафов по трудовым договорам связана с тем, что работодатели забывают включить в документ условия (ст. 57 ТК). Еще одна ошибка — в договоре нет подписи работника или нет подтверждения, что сотрудник получил экземпляр на руки. Проверяющие посчитают договоры незаключенными. Кроме того, ГИТ оштрафует компанию, если найдет в договоре незаконные условия.

Что делать работодателю. В договоре должны быть все обязательные условия в соответствии со статьей 57 ТК. Поручите проверить:

1. Наличие подписи сотрудника и представителя компании.

2. Соответствие оклада и должности работника штатному расписанию.

3. Наличие подписи сотрудника на экземпляре работодателя, которая подтверждает, что работник получил свой экземпляр.

Если для сотрудника предусмотрены премии, нужно указать это в договоре со ссылкой на положение о премировании. Остались вопросы? Доверьте кадровый учет нашим экспертам и получите гарантированную страховку от штрафов