70% клиентов клиентов приходят к нам с проблемами с учетом, кадрами и налогами. Собственники и руководители часто даже не подозревают, что у компании есть проблемы, а ведь финансово отвечать за ошибки будут именно они. Мы провели вебинар, где делимся реальными историями из практики и даем советы предпринимателям, как контролировать бухгалтера, чтобы избежать рисков. В конце статьи — чек-лист для руководителей.
К чему приводят бухгалтерские ошибки и что с ними делать руководителю
Доначисление налогов
Даже если с учетом и налогами в вашей компании все в порядке, то доначислить налог могут из-за контрагента, которого недостаточно проверили. Это распространенная практика: если ФНС признает контрагента недобросовестным, вашей компании доначислят налог на прибыль, НДС и штрафы.
Но для бухгалтеров проверка контрагентов — дело новое. Не все пока знают, где искать достоверные сведения. Срабатывает привычный подход: раз менеджеры заключили договор с этим контрагентом, значит, все уверены в его надежности.
Что делать. Утвердите в компании регламент проверки контрагентов. Поставьте задачу главбуху — каждый месяц производить сверку с покупателями и поставщиками. Когда подписываете акты сверки, обращайте внимание на любые расхождения в цифрах и требуйте пояснений.
Блокировка счета
Приостановить операции по счетам ФНС может за неуплату налогов, пеней или штрафов после требования об уплате. Другая причина блокировки — бухгалтер не сдал или сдал не в том виде налоговую отчетность. Часто это происходит из-за технических сбоев или из-за того, что письмо из ФНС затерялось среди другой корреспонденции. За отсутствие налоговой отчетности приостанавливают операции по всем расчетным счетам организации, а у ИП еще и по личным. Вы не сможете открыть счет ни в одном банке, пока ФНС не снимет ограничение.
Что делать. Возьмите под контроль все письма из налоговой. Прежде чем применять карательные меры, ФНС всегда предупреждает, но бухгалтеры иногда не придают значения таким письмам. Лично визируйте письма и распределяйте их между сотрудникам для исполнения. Так вы сможете контролировать и отчетность, и налоги.
Восстановление учета
Многие компании стараются нанимать универсальных специалистов. Но таких мало — это нормально. Помните: бухгалтер может прекрасно разбираться в каких-то аспектах учета и при этом потеряться в специфике вашей отрасли. Так появляются ошибки на конкретных участках, например в учете лизинговых операций.
Что делать. Если появляются малейшие сомнения, что с бухучетом в компании что-то не так, заказывайте финансовый аудит. Лучше делать это перед отчетными периодами, например в мае или ноябре.
А чтобы обезопасить себя от проблем с ФНС, доверьте специалистам «Главбух Асcистент» восстановление учета — они приведут вашу базу в порядок, спасут от штрафов, пени и доначислений.
Полная потеря бухгалтерской базы
Даже небольшая потеря информации в базе может нарушить ее целостность и привести к некорректной работе. Если база хранится на отдельном компьютере без резервного копирования, то компьютерный вирус, проблема с жестким диском или переустановка операционной системы могут ее полностью уничтожить. И даже если вы плохо расстались с бухгалтером, то, обидевшись, он может удалить отдельные документы или даже всю базу.
Что делать. Ограничьте доступ к базе бухучета: поручите айтишнику разграничить права на внесение, редактирование и удаление информации в учетной системе. У каждого пользователя должен быть свой логин и пароль — сможете отследить, кто и какие изменения вносил. Поручите настроить ежедневное резервное копирование данных из учетной системы.
Храните всю бумажную документацию в офисе, не разрешайте приходящему бухгалтеру уносить ее домой. Проверьте, как бухгалтер хранит документы.
Обратите внимание и на всю структуру хранения: договоры должны быть в отдельной папке, счета-фактуры, накладные — в другой, счета с платежными документами — в третьей.
Еще четыре способа обезопасить себя и компанию от бухгалтерских ошибок
1. Введите еженедельные встречи с бухгалтерами, где они смогут озвучивать проблемы и держать вас в курсе дел. Попросите готовить к встречам отчеты: сколько было реализаций, поставок, что с отчетностью, с налогами, контрагентами.
2. Контролируйте переводы денежных средств. Лично подписывайте платежные поручения. Можно поручить бухгалтеру составлять еженедельный план платежей. Тогда у вас на руках будет утвержденный документ, с которым будете сверять текущие переводы.
3. Разделите бухгалтерский и управленческий учет, если позволяет масштаб бизнеса. Поручите их вести разным людям. Эффективнее всего, если бухучетом занимается бухгалтерия, а управленческим учетом — экономический отдел.
4. Контролируйте документооборот. Утвердите регламент сдачи накладных, актов и счетов-фактур в бухгалтерию. Подписывайте лично все расчетные ведомости. Не все руководители это делают, но это ваша обязанность — налоговая при проверке обращает на это внимание.
5. А можно проще: поручите заботу о своем бизнесе специалистам. Эксперты «Главбух Ассистент» позаботится о том, чтобы у вас не было проблем с ФНС. Лицензированные специалисты бесплатно выпустят вам электронную подпись и возьмут на себя ответственность за своевременную сдачу отчетности, исполнение требований ФНС, а также защиту ваших счетов от блокировки.
